Samochody służbowe to ważna sprawa. Gdy na linii pracodawca-pracownik pojawia się wszędobylskie GPS, można zakwestionować poziom osobistego zaufania w firmie. Również oferta najrozmaitszych urządzeń "szpiegowskich" jest imponująca - od lokalizatorów GPS w zegarkach począwszy, a na kompleksowych rozwiązaniach dla flot firmowych skończywszy.
Kodeks w samochodzie
Co jednak na ten temat mówi polskie i europejskie prawo? Czy zgodne z nim jest instalowanie przez pracodawcę w pojazdach firmowej floty systemów monitoringu i zarządzania pojazdami opartych na GPS?
Punktem wyjścia jest tu podstawowa dla całego prawa pracy norma z art. 22 par. 1 Kodeksu. Wskazuje on, że pracownik poprzez nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje się w wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i stosownie do wydawanych przezeń poleceń. Pracodawca może również żądać od pracownika, by w godzinach pracy wykonywał w określonym czasie i miejscu zadania polecone przez zakład pracy.
W ramach owej relacji podporządkowania pracowniczego trzeba też spojrzeć na samochody służbowe, a zwłaszcza monitoring pojazdów tego rodzaju.
Co do zasady pracodawca może w swych autach zamontować system monitorowania pojazdów i zarządzania nimi, zwykle oparty na nawigacji satelitarnej GPS. Wymagane jest jednak spełnienie szeregu warunków stawianych przez prawo.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19.05.2011 r., I OSK 1079/2010 stwierdził, zgodnie z ratio legis ustawy o ochronie danych osobowych, że zbieranie danych dotyczących pracownika przy pomocy systemu GPS stanowi gromadzenie danych osobowych w znaczeniu prawnym. Według Sądu informacją dotyczącą osoby jest informacja, która odnosi się do niej wprost oraz taka, która dotyczy bezpośrednio rzeczy (przedmiotów, urządzeń), lecz pozwala na powiązanie ich z określoną osobą. Stąd też również ona staje się chronioną prawnie pośrednią informacją o tejże osobie.
Podstawową zasadą dopuszczalności różnych form monitoringu, w tym i monitoringu pojazdów, jest zbieżność deklarowanych celów jego zastosowania oraz rzeczywistych powodów wykorzystywania urządzeń kontrolnych.
Ową zasadę ograniczenia celu narusza np. użycie monitoringu GPS w samochodzie służbowym w celu ochrony go przed kradzieżą, jeśli w regulaminie pracy bądź obwieszczeniu pracodawca wskazał, że urządzenia GPS będą wykorzystywane jedynie w celu optymalnej organizacji obowiązków pracowniczych. Nie działa tu wobec tego reguła "cel uświęca środki". Tym bardziej wykluczona jest inwigilacja pracowników.
Europejskie standardy
Artykuł 35 RODO, stosowany wraz z regulacjami krajowymi, których nie można interpretować w izolacji od przepisów unijnych, nakłada na administratora danych osobowych w zakładzie pracy obowiązek przeprowadzenia oceny skutków planowanego przetwarzania pod względem ochrony danych osobowych. Dotyczy to sytuacji, gdy dany rodzaj przetwarzania może wywołać wysokie ryzyko naruszenia praw poszczególnych pracowników. Systemy monitoringu pojazdów oparte o GPS są doskonałym przykładem takiego ryzyka. Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu przypomniał również w orzeczeniu z 5.9.2017 r., Bărbulescu v. Rumunia, o wynikającej z europejskiej konwencji o ochronie praw człowieka konieczności badania, czy cele działania urządzeń monitorujących mogą być osiągnięte innymi sposobami, mniej ingerującymi w sferę dóbr osobistych i praw pracowników. Stąd też monitoring GPS może być stosowany jedynie w godzinach pracy, po poinformowaniu pracownika o instalacji urządzenia. Pracownik może zgodzić się również na gromadzenie danych o nim poza godzinami pracy, jednakże pojawiają się postulaty, by była mu zapewniona opcja "op-out",- wyłączenia w czasie wolnym systemów kontrolnych. Kontrowersje budzi jednak kwestia potencjalnych nadużyć po stronie niektórych zatrudnionych.